探し物に年間150時間も消費している
文具メーカー【コクヨ】の調査によると、ビジネスマンが年間に探し物をする時間はなんと合計150時間とのことです。
重要書類や保存したはずのファイルがパソコンから見つけられなかったり、いざ電話を掛けようとしたら名刺や連絡票が見つからなかったすることで、生産性が全くない『探す』という行為に多くの時間を費やしてしまいがちです。
書類を探す行為にほんの1～2分費やしたしても、1日何種類もの書類を探せば無駄な時間も蓄積されていきます。
探し物をしている時間は生産性がなく完全に無駄と言える時間。
時間を無駄にすること=お金を稼ぐ時間を失うことに繋がります。
仕事ができる人は整理整頓が上手な人です。普段から整理整頓ができている人は探し物で時間を費やすことはありません。
皆さんは書類を探すためにどれくらいの時間を費やしているのでしょうか？
『書類探し』だけで年間80時間も使っている可能性あり
コクヨが実施した調査によると、1日に書類を探している時間は約20分に相当するようです。
つまり、1年間の労働日数が240日だとすると、1年間で約80時間も書類を探していることになります。1日8時間労働計算で約10日分。
片付けが苦手な人や扱う書類の量が多い人は、さらに書類探しに時間を費やしてるかもしれません。
探し物に費やす時間が多いと通常の業務時間も減り、業務時間が減ると仕事のパフォーマンスが下がります。
探し物を減らすコツ
整理整頓ができていれば、年間150時間もの時間を他の作業に回すことができ生産性は向上します。
探し物を極力減らすことができれば、仕事だけではなくプライベートに使える時間も増えます。
仕事ができる人は整理整頓が上手いというのもありますが、整理整頓をしていれば仕事に使える時間が増えるので効率よく仕事を進められます。
整理整頓が苦手な人ほど無駄なものを捨てずに放置している傾向があり、それらの不要なものを捨ててしまうことが探し物を減らすコツ。
後に必要になるかもしれない物や書類でも、まとめて整理した時に結局捨ててしまうことはよくあることです。
もう今後使わないと判断した物や書類は、とりあえず捨ててしまいましょう。
1年間手に取らなかった物は捨ててしまっても問題ない。という話もあります。
書類や資料は電子化（デジタル化）する
もう今後使わないと判断した書類は、とりあえず捨ててしまいましょう。
ですが、どうしても残しておく必要がある資料や書類は簡単に捨てることができません。
後に必要なるであろう書類や資料は、紙で残すのではなく電子化してしまいましょう。
パソコン内にデータとして入れておけば、パソコン内を検索するだけでサクッと見つけ出すことができます。
電子化してしまえば紙は捨ててしまっても問題ないので、必要な書類でも捨ててしまえばスッキリします。
電子化してしまばそれでOKというわけではなく、普段からパソコンやスマートフォンの中身を整理しておき、データを探し回らないようにすることも重要。
パソコンの中身がごちゃごちゃしていて必要なデータがどこにあるのかわからない状態であれば、電子化した意味が薄れてしまいます。
捨てるルールを決める
不要な物はどんどん捨てたいところではありますが、実際にはなかなか難しいのではないでしょうか。
捨てるべきなのは分かっているが今後使うかもしれない的な物は結構あると思います。
そんな場合は、物を捨てるマイルールを設定しておくのも手段の一つ。
例えば…
- NO.1～3の3つのボックスを用意する
- 3カ月使わなかった物はNO.1に入れる
- 6カ月使わなかった物はNO.2のボックスに入れる
- 9カ月使わなかった物はNO.3のボックスに入れる
- 1年間使わなかった物はスッキリと捨ててしまう
このような時間制限処分ルールをセットしておくと、本当に捨てていいのかどうかを悩まなくて良くなります。
処分制限時間が1年では短すぎると思うのであれば2年にしても3年にしてもかまいません。要は、捨てるマイルールを決めましょうということです。
探し物をしている時間は生産性がなく完全に無駄です
生産性が全くない『物を探す』という行為に多くの時間を費やしてしまいがちで、ビジネスマンが年間に探し物をする時間はなんと合計150時間とのことです。
一つ一つの探し物は1～2分で見つかったとしても、1日何種類も物を探せば無駄な時間も蓄積されていきます。
使う使わないで判断できない物である『思い出の品』は溜まっていく一方ですよね。
もう今後使わないと判断した物や書類は、電子化してしまうかもしくは捨ててしまっても良いかもしれません。
思い出の品は現物として保存しておく必要がある物とそうではない物を仕分けしてみましょう。
捨てるべきなのは分かっていても今後使うかもしれないと考え、なかなか捨てる決断できない物もあると思います。
そのような場合は、1年間使わなかった物はスッキリと捨ててしまうというルールを設定してみてはいかがでしょうか。
時間を無駄にすること=お金を稼ぐ時間を失うことに繋がります。
普段から整理整頓を心がけ、生産性のない無駄な時間をできるだけ無くしていきたいところですね。
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